OK, a vossa aventura começa agora e este deve ser um dos vossos primeiros passos.
A escolha do local para o vosso evento deve ser a primeira coisa a ser feita. É um dos maiores investimentos que iram fazer para o vosso casamento, já para não falar que traz consigo outros grandes serviços como o catering (a maior parte das vezes)…
Também é dos primeiros fornecedores a ficar sem datas disponíveis, devido a quantidade de casais a querer “juntar os trapinhos”.
Por isso se querem encontrar a vossa data disponível, esta deve ser a vossa primeira preocupação.
Então, como podem encontrar o local perfeito para o vosso dia de sonho?
Nós queremos dar uma ajudinha e vamos dar-vos 6 passos para vos facilitar esta aventura!
1. Budget
2. Localização
3. Infraestruturas
4. Número de convidados
5. Preço/Oferta
6. Tipo de Casamento
Budget
Primeiro que tudo, o controlo do vosso budget é algo que nunca podem perder de vista, a não ser que queiram ter uma surpresa. Convém estipularem uma quantia máxima que querem gastar para o espaço do vosso dia e tentar manter o valor até ao final.
Localização
Aqui depende muito dos vossos gostos. Há pessoas que preferem perto de onde vivem, outras, na outra ponta do país.
Mas há pormenores a não esquecer.
Convém ter em atenção os acessos, caminhos, meios de transporte que chegam ao local…
Outro dos pormenores a não esquecer é a distância entre o local da vossa cerimónia e o local da festa.
Não é confortável para vocês nem para os vossos convidados, depois da cerimónia e já com o “estômago a dar horas”, terem de perder horas a fazer km para chegarem ao local do cocktail.
Mas, caso isto aconteça, há sempre alguns cuidados que devem ter, como distribuir águas às pessoas ou quem sabe contratar uma food truck com um belo pequeno almoço para servir os vossos convidados quando saírem do local da cerimónia.
Os alojamentos, também pode ser algo que vos interesse. Perceber se há locais para passar a noite perto pode ser importante, seja para vocês poderem passar a lua de mel, seja para convidados que venham de longe ou para alguns que no final da festa não vão conseguir andar em linha reta XD
Infraestruturas
Das coisas a ter mais em atenção quando escolhem o vosso local são as infraestruturas.
Tenham em atenção, primeiro que tudo às condições do espaço para a quantidade de convidados e o tipo de festa que querem.
· TIPOLOGIA - Visitem o espaço ao pormenor, não tenham medo de pedir para verem tudo. Quantas salas têm, se tem jardim e como é, quantas WCs, se tem sala para o Staff etc…
Percebam se o tipo de espaço dá para fazer aquilo que vocês querem ou como podem utiliza-lo da melhor maneira
· ACESSOS – Uma das coisas mais importantes são os acessos ao espaço.
Não se esqueçam dos vossos idosos, pessoas com mobilidade reduzida, famílias com carrinhos de bebés … Percebam se o espaço tem rampas, ou elevadores para facilitar a mobilidade a estas pessoas.
Também há a questão das senhoras e dos saltos altos. É importante que tenham em atenção se o espaço tem estacionamento privado e se este é perto do local de entrada. Em relação a relvados ou a calçadas mais irregulares….aqui somos a favor do “o namorado ou o pai têm de servir para alguma coisa neste dia “ XD
· CERIMÓNIAS - Para quem optou por fazer a cerimónia no mesmo espaço que a festa, tenham em atenção se há algum local onde esta possa acontecer. Seja no exterior ou no interior. Percebam se o espaço têm material que disponibilize para este fim, como cadeiras, altar, decoração...
· EXCLUSIVIDADE – Apesar de grande parte dos espaços hoje em dia serem exclusivos, isto é, só recebem 1 evento por dia, ainda há alguns que não funcionam desta maneira. Percebam como funciona o espaço. Se receberem mais que um evento vejam se têm portas de entrada diferentes, se os estacionamentos são diferentes e se têm segurança.
Tenham em atenção também que espaços é que vocês podem ter acesso sem que perturbem o outro evento.
· HORÁRIOS – A maior parte dos espaços tem um horário máximo. Apesar de haver alguns muito rígidos, o mais comum destes são as 12h de evento, há muitos outros que o horário é bastante mais flexivel. Mas apesar disso, convém sempre saberem qual o horário para que não tenham surpresas finais de pagamentos de horas extra.
ATENÇÃO: Principalmente para quem faz planos para os momentos no exterior é sempre aconselhável terem um plano B caso a meteorologia não esteja a vosso favor. Independente de que mês escolherem para a festa é necessário terem em atenção se o espaço vos permite ter um plano B.
Número de convidados
Antes de começarem a escolher o vosso espaço percebam, mais ou menos, quantos pessoas vão querer no vosso casamento, isso vai ajudar-vos a excluir logo algumas opções, provavelmente.
Os espaços têm capacidades diferentes e nem sempre aceitam eventos muito grandes ou muito pequenos.
Sim, da mesma maneira que têm de ter em atenção a capacidade máxima de um espaço, também têm de saber o número mínimo de convidados que são permitidos para aceitarem o evento. Muitos espaços, não lhes compensa receberem pequenos eventos então estipulam um número mínimo de pessoas.
Outra das coisas que têm de ter atenção e devem perguntar a quem vos receber é, o que é que acontece se houverem convidados que faltem no dia.
SIM, infelizmente acontece.
É descontado o valor dessas pessoas, ou terão de pagar mesmo elas não estando presentes?! É sempre bom saberem.
Preço/ Oferta
Outra das coisas que devem ter em atenção na altura de escolherem o vosso espaço é o que ele vos “oferece” a nível de serviços, isto é, o que está incluído no preço que eles vos estão a cobrar.
Iluminação, som, pista, catering, animação….
O preço vai sempre depender do tipo de serviços que eles vos podem disponibilizar e das condições do espaço.
· FORNECEDORES - Não se esqueçam de perguntar pelos extras também. Há serviços que muitas vezes não estão incluídos no valor mas o espaço tem disponível por um preço.
Percebam também se ao ficarem com esse espaço se são obrigados a utilizar aqueles fornecedores ou se podem trazer os vossos.
Também aqui é importante não esquecer de perguntar se caso optem por utilizar os fornecedores que estão incluídos, se vocês podem interferir no processo com sugestões vossas ou se é algo super rigoroso e definido.
Apesar de hoje em dia já ser raro este tipo de serviço, ainda há espaços que não aceitam muito bem a interferência dos noivos nos processos criativos.
· BAR ABERTO – Ver qual é o horário de bar aberto e o valor. Perceber se este está incluído no valor total ou se é um extra.
Perguntem também o valor das horas extra, para o caso de no dia vos interessar, não terem nenhuma surpresa.
Tipo de Casamento
Por ultimo, mas não menos importante, o tipo de casamento que vocês querem também vai influenciar a vossa escolha do espaço.
Um casamento grande, um casamento pequeno e familiar, um casamento na praia, no campo, nas montanhas. Um estilo mais rústico ou mais moderno. Querem algo no exterior ou em interior….
Bem….a escolha é gigante e convém que saibam que tipo de evento querem antes de começarem a procura, vai ajudar-vos a reduzir umas quantas hipóteses da vossa lista.
Esperamos conseguir ajudar nesta fase que vem aí!
Se precisarem de mais algumas dicas, falem connosco!